2. Januar 2025

In diesem Blogbeitrag werden wir die Stärken von JQL, aber auch Anwendungsfälle und eine Begründung für eine Enterprise Search mit Atlassian Jira diskutieren.

Der Autor dieses Blogposts ist der Meinung, dass Atlassian Jira eines der besten Tools für Projektmanagement und Issue-Tracking ist. Jira eignet sich für eine Vielzahl von Projekten – nicht nur für Softwareentwicklung oder IT-Themen, aber auch darüber hinaus. Und es skaliert für alle Teamgrößen, von wenigen Teammitgliedern bis hin zu großen (Projekt-) Teams mit dutzenden und mehr Mitarbeitenden.

Atlassian Jira verfügt darüber hinaus über eine leistungsstarke integrierte Suche, die eine eigene Abfragesprache, Jira Query Language (JQL), liefert.

Warum ist es also eine gute Idee, dennoch Jira-Projekte in eine Unternehmenssuche zu indexieren?

Erfolgreiche Nutzung von Atlassian Jira

Für eine erfolgreiche Jira-Nutzung ist es entscheidend, dass alle Teammitglieder die Ticketprozesse verstehen und leben. Alle Teammitglieder müssen ihre Arbeit konstant und auf (halbwegs) sinnvolle Weise dokumentieren.

Wenn es beispielsweise um Projektarbeit geht, gilt für alle RheinInsights-Mitglieder folgende allgemeingehaltene Regel:

Personen, die nicht tief in ein Projekt involviert sind, müssen sich über Jira-Dashboards schnell einen Überblick über den Projektstatus verschaffen können. Hier sprechen wir gerne von “unbeteiligten Dritten”.
Für jedes Ticket gilt zudem, dass der aktuelle Status und der Scope des Tickets leicht klar werden kann. Und zwar, ohne beteiligte Personen fragen zu müssen.
Zudem gilt, wenn ein Problem gelöst wurde, muss die Lösung dokumentiert werden und wo die Lösung endete. Wenn beispielsweise Code produktiv ging, muss dokumentiert werden, wann und in welcher Version.

Warum schreiben wir das? Weil gute Dokumentationsstandards in Jira die Grundlage für eine noch bessere Wissenssuche ist. Zudem liegen eine leicht-gewichtige, aber hinreichende Dokumentation, Projekterfolg und Wissensmanagement extrem nah beieinander.

Jira Query Language und Such-Use Cases

Wie oben schon angedeutet, bietet Jira eine eigene Suchfunktion. Sie eignet sich sehr gut zum Abrufen von Tickets, wenn man das Wording im Ticket kennt und auch, dass das Ticket existiert. Zudem eignet sich die Jira-Suche hervorragend für das Erstellen von Projektberichten. Sie verfügt über eine umfangreiche Abfragesyntax, die bei Verwendung als erweiterte Suche stark an die SQL-Syntax erinnert.

Wenn es jedoch darum geht, schnelle Antworten, Übersichten oder das Abrufen von Tickets zu erhalten, bei denen Sie den genauen Wortlaut nicht kennen, stößt JQL schnell an seine Grenzen. Dies gilt beispielsweise regelmäßig für die folgenden Anwendungsfälle

• Suchen der relevantesten Ergebnisse

• Generieren von Antworten auf Probleme, die in der Vergangenheit gelöst wurden

• Suchen von Informationen, die in einem bestimmten, breiteren Kontext stehen

• Abrufen eines bestimmten Tickets, ohne den genauen Wortlaut zu kennen, der im Ticket verwendet wurde

• Schneller Überblick über / Durchsuchen vieler Suchergebnisse

Enterprise Search mit Jira Dokumenten

Wie oben beschrieben, ist die integrierte Suche perfekt, um schnell Tickets wiederzufinden, die noch nicht zu lange in der Vergangenheit liegen. Oder sie auch, wenn Sie den Wortlaut kennen und wissen, dass ein passendes Ticket existiert.

Sie können darüber hinaus Jira-Tickets, Kommentare und Anhänge durchsuchen, nachdem Sie diese in Ihrer Enterprise Search / Unternehmenssuche oder einer Vektorsuche indexiert haben.

Die Vorteile einer Enterprise Search mit Jira-Inhalten sind dann die folgenden

• Eine Volltextsuche auf all Ihren Jira-Daten

• State-of-the-art Linguistik, zum Beispiel mit Synonymen

• Keyword-Suche liefert Lemmatisierung und Tokenisierung

• Vektor-Suche (siehe zum Beispiel unsere Dokumentation - Search Engines)

• Hervorragende Treffer Darstellung als Suchergebnisse mit Teasern

• Sehr gute Relevanz

• Secure Search mit Early Binding Security Trimming (siehe zum Beispiel Sicheres Retrieval Augmented Generation (RAG) mit Berechtigungen)

Mehr als nur Enterprise Search – Schnelle Antworten für komplexe Anfragen

Die Indexierung Ihres Jira-Wissens in einer Suchmaschine ist die Grundlage, um Ihren Mitarbeitern und Partnern hilfreiche Antworten zu geben. Wenn die Dokumente indexiert wurden, kann bspw. Ihr Q&A-Bot sofort sinnvolle Antworten auf Basis dieses Wissens und Retrieval Augmented Generation geben.

Eine solche Bot-Anwendung kann in den folgenden gängigen Anwendungsfällen eingesetzt werden

• Case-Deflection: Basierend auf schon den Lösungswegen in Tickets, liefert der Bot antworten, so dass Benutzer ihre Probleme selbst lösen können

• Support des Supports: Suchen und Zusammenfassen von Problemen, insbesondere für Support-Mitarbeitende im Außendienst

• Expertensuche: Finden von Experten anhand ihrer Interaktionen in Jira

• Zusammenfassen von zugewiesenen und offenen Tickets

• Übersichten zu allgemein formulierten Fragen

Ein Hinweis zu Bot-Aktionen direkt mit Jira. Über die Jira-APIs ist es sehr leicht möglich, Aktionen vom Bot gegen Jira auszuführen. Beispielsweise kann der Bot ein neues Ticket in Jira öffnen. Hier würden Sie den Bot erweitern, um Jira-Aktionen im Namen des Benutzers über die von Jira angebotenen REST-APIs auszuführen.
Im Gegensatz hierzu ermöglichen Enterprise-Suchkonnektoren nur das Crawlen und Indizieren von Jira-Problemen.

Erste Schritte - Die RheinInsights Retrieval Suite

Ist es kompliziert, Atlassian Jira in Ihre Unternehmenssuche oder Vektorsuche zu integrieren? Eigentlich nicht.

Unsere RheinInsights Retrieval Suite bietet einen Connector für Atlassian Jira Cloud und auch einen für die On-Premises-Editionen Atlassian Jira Data Center und Standalone. Um zu beginnen, gehen Sie wie folgt vor

1. Laden Sie die RheinInsights Retrieval Suite herunter - siehe Downloads.

2. Einrichten der Suite

3. Konfigurieren Sie den entsprechenden Jira-Konnektor

   1. Einrichten der Verbindung zu Ihrer Jira-Instanz

   2. Konfigurieren einer Verbindung zu Ihrer Suchmaschine, beispielsweise zu Microsoft Azure AI Search oder Microsoft Search

4. Konfigurieren Sie die Content-Transformation-Pipeline, insbesondere wenn Sie eine Vektorsuche verwenden möchten.

5. Crawlen Sie Ihre Jira-Instanz

6. Integrieren Sie die Suchergebnisse in Ihr Sucherlebnis

   1. Nutzen Sie unser Suchinterface als Teil der Suite (siehe RheinInsights Search Interface)

   2. Oder integrieren Sie die Treffer in ein bestehendes Suchinterface oder Bot-Applikation

Wenn Sie an einer Testversion unserer Suite interessiert sind, kontaktieren Sie uns bitte: Kontakt.